Nasz system zgłaszania naruszeń Whistleblower

Sygnalista ma możliwość dokonania zgłoszenia zewnętrznego (bez uprzedniego dokonania zgłoszenia w ramach systemu Whistleblower), które jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.

Do zadań Rzecznika Praw Obywatelskich należy w szczególności:
- ustalenie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych;
- w przypadku zgłoszenia dotyczącego naruszeń wskazanych w art. 3 ust. 1 pkt 1–16 Ustawy o ochronie sygnalistów: przyjęcie, dokonanie ich wstępnej weryfikacji i przekazanie ich właściwemu organowi publicznemu;
- w przypadku zgłoszenia dotyczącego naruszeń wskazanych w art. 3 ust. 1 pkt 17 Ustawy o ochronie sygnalistów: przyjęcie i rozpatrzenie zgłoszenia (w przypadku gdy żaden inny organ publiczny nie jest do tego właściwy);
- w przypadku przekazania zgłoszenia, udzielenie sygnaliście informacji o tym kiedy oraz do jakiego organu publicznego zostało ono przekazane.

Organ publiczny (tj.: naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych):
- przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;
- dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia;
- rozpatruje zgłoszenie;
- przekazuje zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych oraz informuje o tym sygnalistę;
- podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności;
- przekazuje sygnaliście informację zwrotną.

Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane:
- ustnie (udokumentowane za pomocą nagrania lub protokołu ze spotkania);
- pisemnie w postaci papierowej (na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie) lub elektronicznej (na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny).

Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny, który przyjął zgłoszenie zewnętrzne, jest zobowiązany przesłać sygnaliście potwierdzenie jego przyjęcia w terminie 7 dni lub poinformować o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia. Sygnalista otrzymuje również informację zwrotną w ciągu trzech miesięcy od przyjęcia zgłoszenia. Aby sygnalista mógł zostać poinformowany, powinien w treści zgłoszenia wskazać adres do kontaktu. W przypadku niepodania adresu do kontaktu, organ prowadzący postępowanie nie będzie miał możliwości zawiadomienia o przyjęciu zgłoszenia, przekazaniu go, ani o ostatecznym wyniku.

Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje. Sygnalista może się temu sprzeciwić, wówczas odstępuje się od jego przesłuchania. Sygnalista ma również możliwość uzyskania zaświadczenia, potwierdzającego, że podlega ochronie.